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勐遮镇办文办会工作规则

来源 :勐海县勐遮镇人民政府 访问次数 : 发布时间 :2016-12-12

办文规则

一、公文种类

勐遮镇文件的版头及字号

1.版头主要有:《中国共产党勐遮镇委员会文件》、《勐遮镇人民政府文件》、《勐遮镇人大主席团文件》、《勐遮镇党政办公室文件》。

2.主要字号有:遮发、遮政发、遮人发3种。

二、公文的办理

(一)收文办理

主要指对县委、县政府、县级各部门、各单位及镇内各单位送来的文件材料,进行签收、登记、分发、传阅或办理。其办理程序为:签收登记分类(分传阅件和办理件)请办或分发。

1.收文办理要求

1)对上级来文要认真清点份数、页数等,若有不符,应及时与上级发文机关联系。

2)及时登记。对各方面核对无误后,要认真登记,保证各要素登记齐全。登记要素包括:收文时间、来文字号、来文标题、密级、缓急程度、份数、收文序号、分发范围等。

3)传阅文件要严格手续,随时掌握公文去向,防止漏传、误传。传阅文件要分夹传阅。

4)分发文件要按分发范围及时分送并严格登记签收。

5)需办理的文件,应一件一夹,根据批示及时分送相关人员或单位办理。凡注办的公文,必须登记并催办。

2.收文阅件与办件区分

1)阅件:必须送一定范围的领导和部门、单位阅知的公文为阅件。以下文件为阅件:一是上级党委、政府及其部门下发的不需办理的文件,如领导讲话、情况通报、表彰决定、工作情况交流、信息、简报等等;二是内部刊物;三是镇内各个单位、各站中心、站所送来的报告(如某项重要工作的专题报告);三是上级党委、政府、人大、政协及上级有关部门下发的除会议通知之外的各类文件;四是镇内各单位上报的简报信息。

2)办件:凡需要回答、办理、批复、汇报、反馈结果的公文均为办件。以下文件为办件:一是上级下发的需要镇党委、政府办理或需反馈执行情况的文件;二是上级下发的内部明电、督办通知等。

(二)拟文办理

主要指对办件的拟办,对需印发、转发、批转文件的承办或起草、校核等。

1.公文的拟办

对上级发来需要办理或答复的文件,办公室均应提出拟办意见,涉及党委、政府共同工作的,应先做好协调工作,取得一致意见后再提出拟办意见,并附上处理依据、背景材料和相关资料,然后再报镇党委、政府领导审批。

对领导审批办理的文件,应及时进行跟踪和催办,并定期反馈办理结果。

2.公文的拟发

对需转发的公文,对该文内容认真核清、校核后按文件审批程序报领导签发。对需以镇党委、政府名义发文的,由办公室工作人员草拟文稿后报领导审批签发。

以镇党委名义上报的重要报告、请示和下发全局性工作的文件必须由党委书记签发。涉及单方面工作的一般事务性公文应由分管领导签发。

3.公文拟发程序为:承办拟稿(办公室人员)校核(副主任)审稿(主任)签发(主要领导)

4.公文的校核

公文校核要严把五关即:行文关(是否需行文、怎样行文等)、政策关(是否符合政策法规依据)、内容关(主要看情况准确性、措施可行性、工作协调性)、文字关(结构逻辑性、文字精炼性、文风及标点符号和错别字等)、体式关(主要看公文要素)。确需发文的稿件,如文稿需作较大修改可重写。在校核过程中,要注意文稿是否需提请会议讨论或征求相关部门意见。

 

公文要素校核表

校核内容

校    核    要    求

版头

所用版头是否准确、规范(如傣文),联合行文用镇党委文头,不另制

份号

密级文件是否编号

密级

是否按规定确定标定密级(绝密、机密、秘密),黑体字,位于左上角

紧急程度

文件标特急、加急;电报标特提(当天需办理)、特急(3天内办理)、加急(5天内办理)、平急(可不标注);位于密级下方

发文字号

是否妥当,顺序号是否准确,与发文机关署名是否一致

签发人

上报公文是否标注,联合行文标注是否齐全

标题

是否规范。要尽量简化,特别是转发、批转、印发和批复文件。一般不用标点符号。一般用宋体二号字加粗

主送机关

是否规范

正文

注意正文的层次。一般为A42226字,页码左右对称。转发、印发的文件正文用楷体字。校对时要特别注意时间、地名、人名、职务、数字(包括大小写、前后对应和准确性)、计量单位等。

附件

正文中已明确的可以不写,附件标题位于正文结束之后空一行

发文机关署名

是否是规范简称,无主送机关的不署名

成文日期

以最后一位领导签发日期为准或以会议决定日期为准,向右错开2个字并使用阿位伯数字

印章

是否按规定用印

印发范围

是否按规定标注,无主送机关的必须标印发范围

印制版记

印制单位、时间、份数等是否准确

(三)发文办理

主要指文件签发后到分发的过程。其程序为:校对送审签发核发(编文号)印制分发(用印、登记)分送(存档)

公文印制前要进行核发。公文在经2人以上校对签名后打印出清样,由办公室主任签字确认后方可进行印制。校核内容主要包括:确定公文的字号、落款日期。特别要注意公文的各要素要求是否齐全,领导修改意见是否全部改好,印制日期、份数等是否标注准确。如再有较大修改需再呈送领导另行签发。公文印制时要保证字迹清楚,装订要美观大方。文件分发时,要注意该用印章的一定要用印章,一定要认真填写发文登记簿。文件一定要及时分送,不得积压。

 

办会工作规则

会议是收集情况、协调关系、科学决策和布置工作的重要手段。会议的准备、组织、管理和服务是办公室的重要职责之一。

一、会议准备

不同会议,准备工作不尽相同。一般包括安排会议议题、成立会议工作机构、提出参会人员名单、发出会议通知、准备会议文件(含会议编组)、会场布置、座次牌排列、证件制作、会议食宿安排等等。

(一)会议议题

就是会议的主题、讨论的问题、决策的内容。确定议题要注意几点:一是会议议题与参会人员是否对应;二是需提交会议讨论的,一般应准备材料或提纲,并经办公室主任审核;三是及时根据议题确定会议方案,主要包括:会议名称、会期、会场、议程、发言人、主持人、出(列)席人员范围、会议经费、会议期间的特殊活动安排(如文艺活动)等事项。

(二)会议工作机构

较大规模的会议一般要成立会议工作机构,负责会议组织、秘书、宣传、保卫、后勤等各项工作。会议组织部门或组织者对办会工作负总责。

(三)会议通知

会议方案确定后,应及时发出会议通知。一般包括书面通知和口头通知两种。参加会议人员较多、会议较为庄重的,应书面通知参会人员。会议通知注意事项:一是通知要素必须齐全,如会议时间(一般应准确到时分)、会议地点(包括报到地点及联系方式)、会议名称及内容、参加人员、日程安排、有关注意事项等。二是重要会议通知发出后,应在会议召开前12小时内对参会人员进行核实,如是否收到通知、能否如期参加,并及时将参会人员变动情况报告会议主持人。三是要与会场所在地及相关人员联系,核实能否保证会议顺利召开。四是参加会议人员如需分批进入会场,应大致估计会议每项议程的时间,要较为准确地通知参会人员到会时间。五是如需新闻媒体采访报道的,要及时联系记者。

(四)会议文件

会议文件一般由党政办公室直接拟制。

(五)会议编组

一般大型会议或需要分组讨论的会议要进行编组或分团。

(六)会场布置

安排会场一定要注意参会人数、会议规格与会场是否相称。同时还要考虑会场的附属设施(如照明、通风、卫生、服务、音响设备等)是否符合要求。会场的会标一定要端庄大方、醒目。

大型会议要划分进场、退场、上台、下台线路,安排落实安全检查、保卫、交通、水电等保障。

(七)会议座次排列

一般会议主席台安排人员不宜过多。位次一定要按法定顺序排列,一般为党、政、军、群,或者按照领导排名顺序排列。摆放席位卡的目的是便于开好会议,保持良好的会议秩序。席位卡摆放一般为1号人物(参会最高级别人物)的左为上位,如主席台就座的领导为偶数,则在1号人物右侧的位置为上位;如主席台就座的领导为奇数,则在1号人物左侧的位置为上位,以此类推即可。一般工作会议,既有县级领导参加,又有部门参加的,县级领导座次牌写姓名,部门座次牌写单位名称。如有上级领导参加的会议,虽级别不高,但如工作需要,须安排在1号人物附近。部门的座次牌按先综合部门后专门工作部门顺序排列。

(八)证件制作

会议证件是参加会议的识别工具。会议证件包括代表证、出席证、列席证、工作证等。特别重大的会议和活动,要特别注意工作证发放的登记,以保证安全和秩序。

(九)会议后勤安排

这是成功的重要保障之一,包括住宿、饮食、交通、医疗等。

二、会议服务

(一)会议签到

这是掌握到会情况,保证会议顺利召开的重要环节。参会人员应提前20分钟进会场,并做好会议签到。签到时应将会议文件和相关证件分发给参会人员。会前5分钟,要将会议到会人员情况报告主持人。

(二)会场管理

会务人员应提前30分钟到场,对会场布置、座次、各种设备、安全等再次检查确认。大型会议要有专人负责引座,有专人负责维护秩序。在会议进行中,可能会出现临时事项,要及时妥善处理,不允许无关人员冲闯会场。对影响会议进行的噪音等事项,要及时排除。

(三)会议记录

会议记录人员要专心记录,会议开始后一般不参与其他会务工作。会议记录应全面、真实、准确,层次分明。会议需要编写会议纪要的,应在24小时内整理出会议纪要。会议需要督查督办的,应在会议纪要印发24小时内发出督查督办通知。

(四)会议相关事务

会议结束后,要将相关材料及时归档。大型会议一般要进行小结,特别要针对会议中出现的问题,认真进行总结。

会务工作承办单

程  序

内 容(或承办人员)

完成时限

(或备注)

领导批示或下级会议请示

核实议程及参会人员范围

 

会议

准备

会议主题或名称

 

 

会议

文件

会议通知

 

一、会议时间、地点:二、会议内容:三、参会人员:四、有关事项:

 

会议日程

 

 

领导讲话

 

 

主持词

 

 

会议参阅材料

 

 

会议须知及

会议编组等

 

 

材料份数

 

 

校对及装订

 

 

会议食宿安排

 

 

会前落实参会人员情况

 

 

通知新闻媒体采访报道

 

 

会场

布置

会标(徽记、旗帜、布标及傣文等是否规范)

 

 

主席台及座位安排

 

 

摆放席位卡

 

 

会场照明、音响、卫生的检查落实

 

 

会议

服务

会议签到(发放材料)

 

 

报告实际到会人员情况

 

 

会议记录(及讲话录音)

 

 

引座、维护秩序等

 

 

会议相关事务

整理会议纪要

 

 

会议决定事项督办

 

 

会议材料归档及总结等